Planejamento Estratégico é apresentado a magistrados e servidores
O Juiz-Gestor Estratégico recomenda a todos dedicar tempo à informação sobre o Planejamento Estratégico e considerar em suas rotinas o alinhamento à esta ferramenta. Para tanto sugere, principalmente a magistrados e coordenadores de unidades, familiarizar-se com o cronograma de implementação. Todas as informações sobre o tema podem ser acessadas no link.
Nesta segunda-feira (19 de outubro) aconteceu o evento promovido pelo Núcleo de Gestão Estratégica da Justiça Militar que deu início à fase de informação e sensibilização do quadro de pessoas da JME/RS em relação ao Planejamento Estratégico da Instituição, concebido em 2015 e com horizonte em 2020. O seminário foi realizado no plenário do TJM/RS com a presença de magistrados e servidores do Tribunal, da 1ª e da 2ª Auditoria localizadas em Porto Alegre. O encontro, aberto oficialmente pelo Juiz-Presidente da Corte Sergio Antonio Berni de Brum, o magistrado que, a partir de 2009 coordenou as atividades e representou a Justiça Militar junto aos diversos comitês do CNJ ligados a práticas de gestão. O evento foi conduzido pelo Juiz-Gestor Estratégico nomeado pelo Juiz-Presidente para o período, Fábio Duarte Fernandes e pelas servidoras do NGE Dionês Gabana de Souza e Simone Maria Picoral Dal Molin. Em breve os alvos do trabalho serão as Auditorias de Passo Fundo e de Santa Maria. A tônica das falas dos magistrados foi a necessidade de compreensão, envolvimento e comprometimento de cada pessoa, o que deve ser transformado em interação sinérgica entre as unidades da Instituição. “O envolvimento e intervenção operacional do conjunto de servidores da Justiça Militar se efetivará por meio da identificação e designação de catalizadores locais encarregados de fazer fluir metodologias unificadas nas atividades setoriais balizadas pelo Planejamento Estratégico, além de representar o grupo junto ao Núcleo de Gestão, órgão que fará o monitoramento da aplicação da estratégia”. Segundo o Juiz-Presidente do TJMRS, “o seminário tem por finalidade promover diálogos sobre temas estratégicos, reflexões e trocas de experiências entre os setores e, principalmente, comunicar a estratégia da Justiça Militar do Estado do Rio Grande do Sul.”
Roteiros e metodologias
Os servidores do NGE apresentaram, abrindo a exposição, a Resolução 198 do CNJ e os Macrodesafios referentes ao planejamento e à Gestão Estratégica no âmbito do Poder Judiciário para o período 2015-2020.
Metodologia
A metodologia aplicada ao processo de concepção e desenvolvimento do planejamento estratégico constituiu o foco do seminário em sua segunda parte. Foram referidos e explicados os passos constituídos pelo diagnóstico institucional o que, segundo a exposição, envolveu a análise de oportunidades, forças, ameaças, fraquezas, ambiente Interno e ambiente externo, além de ítens como o perfil do quadro de pessoal, considerando atributos profissionais e especializações, entre outros itens determinantes tais como disponibilidade orçamentária, nível de padronização do fluxo de trabalho, legislação própria, reação diante de mudanças, espaço físico, Integração entre os componentes do público interno e adaptação de novos entrados ao quadro de servidores, estiveram na pauta.
Ainda sob o título metodologia, os componentes do NGE explicaram o processo de análise, estruturação e monitoramento de ações estratégicas e projetos relacionados à atuação preventiva ligadas a canais ou meios de comunicação com a sociedade e com os jurisdicionados, convênios, intercâmbios, parcerias e integração de sistemas com outros órgãos e entidades (TIC), facilidade de acesso à justiça, ampliação da competência da Justiça Militar, promoção do interesse da sociedade em conhecer a JMERS, com relevância no controle social e percepção positiva deste controle.
Objetivos, indicadores e projetos
Na sequência do seminário foram abordados os objetivos, considerando seus desdobramento em indicadores e projetos resultantes das metas do Plano Estratégico da JME/RS 2015-2020.
Execução do planejamento
Os servidores membros do NGE esclareceram o processo de gerenciamento de projetos e resultados, da formulação do plano estratégico e da criação de indicadores. Neste ponto, segundo a exposição, “é preciso, em todos os níveis, envolver e comunicar, sendo de fundamental importância o envolvimento global dos magistrados e servidores para execução do planejamento estratégico. Em relação aos magistrados, é necessário destacar a relevância dos juízes de primeira instância, que atuam como gestores das Auditorias, assim como os magistrados da segunda instância que, eventualmente, serão gestores ao exercer os cargos de Presidente, Vice-Presidente e Corregedor Geral, nos próximos anos.”
Implementação e monitoramento
Os expositores informaram que o Grupo designado pela Portaria 15/2015 do TJMRS também será responsável pela implementação, monitoraramento e execução da estratégia e que, “portanto, poderá realizar ajustes necessários para a adequação aos cenários que se apresentem futuramente avaliando, a qualquer momento, sugestões dos integrantes da JMERS.”
Concepção do Planejamento
Uma equipe coordenada pelo NGE reuniu-se periodicamente ao longo do ano, debateu e elaborou o Planejamento Estratégico da Justiça Militar do Estado do Rio Grande do Sul. Foram designados pelo Juiz-Presidente do TJMRS por meio da Portaria 15/2015 com o fim de elaborar, implementar e monitorar o Planejamento Estratégico da JMERS para o sexênio 2015-2020, sob a presidência do Juiz-Gestor Estratégico Fábio Duarte Fernandes, os seguintes servidores:
Dirnei Vieira De Vieira (Diretor Geral); Antonio Ferreira Boeira(Coordenadopr dos serviços Judiciários); Dilnei Venturini (Coordenador de TIC); Margarete Simon (Coordenadora dos Serviços Administrativos); Dionês Gabana de Souza e Simone Maria Picoral Dal Molin (Núcleo de Gestão Estratégica); Aline Sanches (Secretária de Plenário); Lucas Pitrez Abarno (Primeira Auditoria); Natália Gomes dos Santos (Segunda Auditoria); José Carlos Albino (Oficial de Gabinete); Convidados: Gladimir Lemos Urutia (Setor de Orçamento) e Jaurês Rodrigues Palma (Assessor de Comunicação Social).
Alinhamento ao CNJ
O Planejamento Estratégico da Justiça Militar do Estado do Rio Grande do Sul está alinhado à Resolução nº 198/2014 do Conselho Nacional de Justiça, que dispõe sobre o Planejamento e a Gestão Estratégica no âmbito do Poder Judiciário. A Resolução do CNJ considerou, para sua consolidação, as propostas apresentadas por todos os segmentos de justiça em encontros de trabalho ocorridos a partir de junho de 2013, bem como os Macrodesafios do Poder Judiciário para 2015-2020. Os Macrodesafios expressam as diretrizes gerais da Justiça e servem como fundamento para a proposição de metas nacionais e prioridades, e para o planejamento estratégico dos tribunais.
Cronograma de implementação
O Núcleo de Gestão Estratégica definiu um cronograma de implementação do PE, que viabilizará a execução do que foi planejado, num primeiro momento com foco na deliberação e registro dos indicadores estabelecidos.
A participação de magistrados e servidores se dará pela atuação dos representantes escolhidos nas unidades da JMERS e pela realização de ações locais junto aos representados, tais como seminários, workshops, pesquisas internas e outras formas, a fim de envolver e dar voz a magistrados e servidores diretamente ligados à concretização dos objetivos estratégicos previstos no planejamento estratégico ou atingidos pelas politicas judiciárias.Depois da realização do evento de partida, o Seminário de apresentação do Plano Estratégico, estão previstas, até o mês de dezembro de 2015, as seguintes etapas: definição de integrantes que serão os representantes das unidades responsáveis pelo preenchimento de dados dos indicadores relativos ao setor; apresentação do PE nas auditorias de Passo Fundo e Santa Maria; Workshop; grupo focal; reuniões temáticas; treinamento dos designados para preenchimento dos indicadores do planejamento estratégico; apresentação do sistema em excel e divulgação da senha de acesso para inserção dos dados; setores responsáveis pelo preenchimento dos indicadores; elaboração e aplicação via intranet de questionários, coleta de dados; compilação dos dados e inserção nos diagnósticos de execução da estratégia; reunião de análise da estratégia.
Preparação de representantes
A segunda etapa da implementação prevê treinamento dos representantes dos setores envolvidos, para preenchimento dos indicadores do planejamento estratégico, apresentação do programa desenvolvido no Excel e divulgação da senha de acesso para inserção dos dados no Excel. Nesta etapa serão incrementadas ações para o envolvimento e a participação dos representantes dos setores, sanando dúvidas sobre inserção e validação dos dados.
Grupo Focal. Esta técnica a ser aplicada, resume-se a um grupo de discussão de tamanho reduzido que visa obter informações qualitativas acerca de determinado tópicos. Os participantes são reunidos para avaliar conceitos e identificar soluções para determinados problemas. Por meio do grupo focal, é possível identificar sentimentos, percepções, atitudes e ideais a respeito de determinado assunto.
Nas reuniões temáticas, um organizador apresenta aos participantes a proposta inicial de trabalho ou assunto e prioridades discutidas previamente pelas áreas técnicas. Em seguida os participantes são divididos em grupos, conforme o assunto.
Na terceira etapa, são aplicados questionários via intranet e coleta de dados. Aplicação dos questionários e inserção de dados no Excel, coletados pelos responsáveis designados pelos setores que deverão informar os dados para a preparação da quarta etapa.
Na quarta etapa, realiza-se a compilação dos dados que serão inseridos nos diagnósticos de execução da estratégia pelo Núcleo de Gestão Estratégica, que apresentará o BSC - Balanced Scorecard. 5º Etapa - RAE (Reunião de Análise da Estratégia).
O Núcleo de Gestão Estratégica e Estatística, com base nos dados quantitativos dos indicadores e qualitativos da JMERS, apresenta à administração do TJM e para o Grupo de trabalho designado na Portaria 15/2015, uma análise dos indicadores, objetivos e metas, além de prever tendências e trazer recomendações para o futuro.
Neste ponto é definida a necessidade ou não de alterações no Planejamento Estratégico da JMERS.
